高校校園一卡通系統建設和運行的成本收益分析

文章出處：http://www.katarog.com 作者：佟秋利,蔣東興等   人氣： 發表時間：2011年11月18日

    國內的高校校園一卡通建設始于20世紀90年代末期,從21世紀開始逐步得到廣泛應用。在校園一卡通興起之初,由于實施項目的多為容易獲得銀行投資的知名高校,因此項目多采取銀行投資、集成商建設、學校運行的運作模式。隨著校園一卡通在高校中應用的推廣,越來越多的高校希望通過實施校園一卡通來提高學校的管理、服務水平,方便學校師生員工的日常工作、學習和生活。但是,并不是所有高校都能夠從銀行獲得投資。同時,一些校園一卡通已經運行較長時間的高校,一方面受到設備老化、故障頻發引起的系統運行不穩定以及運行維護資金短缺的困擾,另一方面也希望解決在運行中發現的系統設計問題并通過擴展系統來滿足新的管理需求,陸續開始籌備校園一卡通“二期”項目的建設。在這種背景下,單純依靠銀行投資已經難以滿足迅速增長的高校校園一卡通的建設和運行的資金需求,需要尋找一種可持續的發展模式。本文首先介紹校園一卡通系統的一般構成和信息化項目成本收益分析的概念與方法,然后著重分析高校校園一卡通建設和運行的成本和收益, 最后給出分析示例。

    一、校園一卡通系統的一般構成 

    校園一卡通系統一般包括卡片、網絡平臺、服務器與存儲系統、軟件系統、硬件機具等5部分。在卡片方面,校園一卡通系統多采用非接觸式邏輯加密卡(M1 卡)或CPU 卡。M1 卡具有成本低和應用成熟的優點,但保密性較差。

    在網絡平臺方面,校園一卡通系統多采用校園網、卡專網和485網絡相結合或校園網和485 網絡相結合的模式。前者需要更多投資,后者提供的網絡環境更穩定。

    在服務器與存儲系統方面,校園一卡通系統多采用雙機熱備的核心數據庫服務器與核心存儲設備連接。此外,還會配置若干臺數據庫服務器、應用服務器、Web服務器、備份服務器、鏡像服務器、前置機等。校園一卡通軟件系統包括一卡通中心平臺、一卡通應用平臺、數字校園接口和一卡通服務平臺。一卡通中心平臺是校園一卡通軟件系統的核心。一卡通應用平臺是校園一卡通軟件系統的主體,包括身份認證和消費兩類應用系統。數字校園接口是連接校園一卡通軟件系統和數字校園各類系統的紐帶。一卡通服務平臺向持卡人、商戶和學校各級領導提供自助辦理業務、查詢各類信息和統計報表的服務,是校園一卡通軟件系統中的對外服務窗口。

    校園一卡通系統中的硬件機具多數與一卡通應用平臺中的應用系統相關。由于校園一卡通系統長期以來都是以硬件為核心的,因此高校一旦選定了集成商,則只能采用其提供的硬件機具。隨著市場的發展和技術的成熟,校園一卡通系統的核心逐步轉變為軟件和應用,這使高校在選擇硬件機具方面更為靈活。

    二、信息化項目的成本收益分析

    有關信息化項目成本和收益分析的研究,國內外都還處于起步階段,尚未形成公認的、較為成熟的理論、方法和指導原則。目前,在研究領域和工業界獲得公認的事實是,相對信息化項目的收益,信息化項目的成本一般比較明確。而且,由于信息化項目通常都具有外部效應,因此在分析信息化項目的成本和收益時必須考慮其外部效應。

    (一)信息化項目的成本分析

    有關成本的定義很多。在經濟學中,成本是指從事一項投資計劃所消耗的全部實有資源的總和。美國會計學會所屬的“成本與標準委員會”將成本定義為“為達到特定目的而發生或未發生的價值犧牲,它可用貨幣單位加以衡量”。

    信息化項目的成本可以按照成本的性質分為顯性成本和隱性成本,或者按照項目周期分為準備階段的成本、實施階段的成本和維護階段的成本。下面先從顯性成本和隱性成本的角度,再按照準備、實施和維護階段討論。

    顯性成本也稱硬性成本或有形成本,是指可以事先進行預算的、在信息化過程中發生的費用,它可以被精確量化。隱性成本也稱軟性成本或無形成本,經濟學中的隱性成本是指隱藏于經濟組織總成本之中的、游離于財務審計監督之外的成本,它很難或者不能夠被量化。信息化項目的顯性成本通常包括為獲得項目所需的硬件設備、軟件系統和咨詢服務而支付的費用以及在項目實施、維護和培訓過程中支付的費用。相對顯性成本,隱性成本不僅難以量化,而且通常結構錯綜復雜。有觀點認為,信息化項目的隱性成本包括變革成本、先動成本、風險成本、副作用成本、鎖定成本、尋租成本和機會成本等。

    在準備階段,信息化項目的成本主要包括硬件成本、軟件成本、咨詢服務成本和組織變革成本等。在實施階段,信息化項目的成本主要包括軟件二次開發成本、人員培訓成本、軟件實施成本以及相關的管理變革成本等。其中,軟件的實施成本包括支付給廠商的服務費用和組織內部工作人員的人力成本。在維護階段,信息化項目的成本主要包括軟、硬件的后期維護成本和維護人員的工資等。信息化項目在維護階段的成本與前兩個階段投入的成本有很大的關系。如果前兩個階段的工作做得比較好,那么維護階段的成本會相對較小。

    (二)信息化項目的收益分析

    收益的概念最早出現在經濟學中。亞當·斯密在《國富論》中,將收益定義為“那部分不侵蝕資本的可予消費的數額”,把收益看作是財富的增加。20 世紀初期,美國著名經濟學家歐文·費雪( Irving Fisher)首先從收益的表現形式上分析了收益的概念,提出了3 種不同形態的收益:精神收益、實際收益和貨幣收益。在會計學中,收益也稱會計收益,是指來自企業期間交易的已實現收入和相應費用之間的差額,即產出價值超過投入價值的差額。

    信息化項目的收益也可以按照收益的性質分為顯性收益和隱性收益。顯性收益也稱有形收益,它容易被量化,包括組織效率的提高、成本的降低、效益的增加和競爭能力的增強等。隱性收益也稱無形收益,它難以被量化,包括產品質量的提高、產品的多樣化、組織運行方式的轉變和客戶價值的增加等。由于信息化項目一般具有一定外部性,因此在分析其收益、尤其是隱性收益時,應當考慮項目客戶和用戶之外的其他相關主體的收益。

    信息化項目的收益需要在使用過程中才能體現出來,而且多產生在項目實施以后、甚至是項目實施以后相當長一段時間內。根據項目性質的不同,項目收益的體現方式存在較大差別。業務信息系統類項目的收益多為顯性收益,包括業務部門工作效率的提高、運行成本的降低和相關業務競爭力的增強等; 基礎設施類項目的收益多為隱性收益,而且從不實施項目將帶來的損失的角度比從實施項目將帶來的收益的角度來分析效果更好。

    三、高校校園一卡通建設和運行的成本分析

    高校校園一卡通建設和運行的成本可以分為建設和運行兩個階段,從顯性成本和隱性成本兩個角度來分析。其中, 建設階段包括前面提到的準備和實施階段。

    (一)高校校園一卡通建設階段的成本分析

    高校校園一卡通建設階段的顯性成本包括學校內部在建設階段耗費的各項費用(簡稱內部成本)和向學校之外的項目建設主體支付的建設費用(簡稱外部成本) 。校園一卡通建設階段的內部成本主要包括項目前期的調研和咨詢服務費、學校項目組中相關管理和技術部門工作人員的人力成本和辦公經費。

    校園一卡通建設階段的外部成本包括卡片采購費用、網絡平臺建設費用、服務器與存儲系統采購費用、軟件系統采購與定制開發費用、硬件機具采購費用等。對規模較小的高校,學校大都會將整個系統的建設交給集成商負責。對規模較大的高校,由于學校具備較強的管理能力和技術實力,因此其中的網絡平臺的建設、服務器與存儲系統的采購一般由學校負責。由于減少了流通環節,加之規模較大的高校在設備和服務采購方面具有優勢,所以由學校負責網絡平臺的建設、服務器和存儲系統的采購能夠降低這兩部分的成本。

    現階段,高校校園一卡通建設階段的隱性成本主要包變革成本和鎖定成本。變革成本包括高校在為實施校園一卡通而進行的業務流程和組織結構調整的過程中,清理現有業務流程和組織結構,制定調整目標以及實施、學習和適應調整所花費的人力成本和資金。鎖定成本是指在選定了一家集成商提供的方案和軟硬件產品后,由于選擇不當或者在選擇以后只能被動地以集成商提出的價格接受其提供的產品而帶來的成本。

    (二)高校校園一卡通運行階段的成本分析

    高校校園一卡通運行階段的成本大部分是相對固定的顯性成本,主要包括4個部分:第一部分是網絡平臺、服務器與存儲系統、硬件機具等硬件的日常運行維護費用,第二部分是軟件系統的后期維護費用,第三部分是校內運行維護人員的人力成本和辦公經費,第四部分是運行中所需的卡片的采購和制作費用。由于前兩部分費用在保修期內較少,因此保修期內的運行成本較低。對校園一卡通運行階段的成本,高校應當未雨綢繆,以免出現保修期后因設備老化、故障率高而引起的系統運行不穩定而且缺乏運行維護資金的窘境。

    四、高校校園一卡通建設和運行的收益分析

    高校校園一卡通建設和運行的收益可以從顯性收益和隱性收益兩個角度來分析。高校實施校園一卡通主要看重其隱性收益,即提高學校的管理、服務水平和方便學校師生員工的日常工作、學習和生活。尤其是在校園一卡通興起之初,由于投資主體多為銀行,因此學校大都不過多分析其顯性收益。即使有一些面向商戶和持卡人收費的政策,也多是出于管理上的考慮。隨著校園一卡通在高校中應用的推廣,其投資主體日益多樣化。當高校逐漸成為校園一卡通的投資主體之后,許多高校開始重視其顯性收益。

    (一)高校校園一卡通建設和運行的顯性收益分析

    高校校園一卡通建設和與運行的顯性收益可以從3個方面考慮:從發卡、租卡和補換卡等卡務服務中獲取的卡片工本費收益,從POS機消費和自助繳費所收取的費用中獲取的管理費收益,卡片中的沉淀資金產生的利息收益。

    1. 卡片工本費收益

    卡片工本費收益是高校從發卡、租卡和補換卡等卡務服務中獲取的收益。首先,雖然高校對學生和教職工的首次發卡大都是免費的,但是對校外人員的發卡都會收取工本費。其次,對于流動性較強的校外人員,高校可以提供租卡服務并獲取租金。最后,對學生和教職工的補換卡,高校也可以收取工本費。

    2. POS機消費和自助繳費管理費收益

    從POS機消費和自助繳費收取的費用中,高校可以獲取管理費收入。對POS機消費的管理費,高校大都采用按照收費金額的一定比例或者按POS機每月收取一定數額的方式收取。對自助繳費收取的費用,一般采用按照收費金額的一定比例的方式收取。

    3. 沉淀資金利息收益

    由于校園一卡通采取預交費模式,持卡人需要在卡中預存一定數額的資金,而預存的資金又是以統一的賬戶存放在銀行中的,因此高校可以從持卡人預存的資金(也稱沉淀資金)中獲取一定的利息收益。 

    (二)高校校園一卡通建設和運行的隱性收益分析

    高校校園一卡通建設和運行的隱性收益可以從高校、持卡人和商戶三方面來分析。對于高校,校園一卡通的應用能夠提高學校的管理和服務水平,節省人力成本,減少資源浪費,促進校內的信息資源共享,提升學校信息化建設和應用的水平。對于持卡人,校園一卡通的應用實現了“一卡在手,走遍校園”,方便了他們的工作、學習和生活。對于商戶,校園一卡通的應用能夠加快交易速度,降低現金保管的風險和人力成本。具體來說,高校校園一卡通建設和運行的收益主要包括以下4個方面。

    1. 提高高校的管理和服務水平

    校園一卡通的應用可以提高學校財務管理、學生管理和后勤服務的水平,節省人力成本,減少水、電等資源的浪費。

    在財務管理方面,首先,校園一卡通系統與教務管理系統、圖書管理系統、學生宿舍門禁系統等的銜接可以促進學費、住宿費等費用的收取,特別是能夠解決惡意拖欠學費、住宿費的問題,改善學校的財務狀況。其次,校園一卡通的應用能夠消除校內絕大多數現金收費,有效地治理校內的亂收費和“小金庫”,預防經濟犯罪并降低現金保管的風險和成本。第三,校園一卡通的應用可以幫助財務部門及時、準確地掌握校內商戶經營狀況并實現商戶應繳費用的按時、足額上繳。最后,將校園卡用于財務報銷過程中的身份認證還能夠杜絕“虛報冒領”的現象,降低財務風險。

    在學生管理方面,校園一卡通系統收集的學生消費信息可以幫助學生工作部門準確掌握學生在校內的消費情況,提高貧困生資助的準確度。同時,通過與學生活動管理系統的銜接,校園一卡通在學生活動簽到中的應用能夠實現學生活動的全過程信息化管理。在后勤服務方面,校園一卡通的應用可以實現水、電等資源類后勤服務的信息化管理,減少資源浪費。此外,以“校園一卡通”取代餐卡、水卡、電卡、洗衣卡、電話卡等各類單一功能卡可以避免重復建設,實現后勤服務的統一管理,降低運行成本。

    2. 提升高校信息化建設和應用的水平

    作為數字校園的重要基礎設施,校園一卡通系統在身份認證、消費繳費、信息采集和數據共享等方面的應用能夠提升高校信息化建設和應用的水平。校園一卡通系統收集和補充全校師生員工信息并通過數據交換共享平臺將它們共享給一卡通應用平臺和數字校園中的應用系統, 實現人員信息的“一處輸入、全校使用”,減少各種因身份認證困難或成本高而產生的管理問題。同時,校園一卡通的應用還能夠方便地實現師生員工在校內活動信息的自動采集。

    3. 方便師生員工的工作、學習和生活

    校園一卡通的應用為師生員工的工作、學習和生活帶來了極大的方便。首先,校園一卡通以“一卡”取代“多卡”,真正實現了“一卡在手,走遍校園”。其次,校園一卡通的圈存轉賬功能實現了資金從持卡人銀行賬戶到校園卡賬戶的自助劃轉,減少了使用現金的不便和風險。第三,校園一卡通普遍采用的非接觸式IC卡使持卡人不必取出卡片即可使用,加快了身份驗證和消費的速度。最后,一卡通服務平臺還為持卡人提供了全天候、多渠道、使用方便的自助服務平臺。

    4. 降低商戶交易成本

    校園一卡通的應用實現了電子化結算,大量減少了現金收取和找零的發生,不僅加快了交易速度,而且降低了商戶保管現金的風險和人力成本。同時,一卡通服務平臺中對商戶提供的營業信息查詢和統計功能能夠為商戶的管理人員提供方便的信息服務,為商戶規范化內部管理提供信息支持。

    五、高校校園一卡通建設和運行的成本收益分析示例

    下面以一所大中型規模的高校A為例,給出校園一卡通建設和運行的成本收益分析示例。為討論方便,這里僅估算顯性成本和顯性收益。

    假定高校A的發卡量6萬張,其中學生3萬張、教職工1萬張、其他持卡人2萬張。校園一卡通系統包含門禁設備1 000套、讀寫器100 臺、POS機250 臺、自助設備50臺。校園一卡通網絡系統采用校園網、卡專網和485網絡相結合的模式,卡專網聯網建筑物50個,聯網點300個( POS數+自助設備數) 。卡片的采購成本為10元/張。學生和教職工的首次發卡免費,補換卡收取工本費20元/張。其他持卡人的首次發卡和補換卡均收取工本費20 元/張。那么,高校A 校園一卡通的建設成本如表1所示,年運行成本如表2所示,年運行收益如表3 所示。其中,高校校園一卡通建設和運行的顯性收益除表3 所示的外,還包括向其他持卡人首次發卡獲得的卡片工本費收益20萬元。 

    六、結束語

    隨著校園一卡通的成熟和在高校中的廣泛應用,高校建設和應用校園一卡通的需求日益增長。在投資主體多元化、尤其是高校逐漸成為校園一卡通的投資主體的背景下,高校對于建設和運行校園一卡通的成本收益分析的要求日益強烈。本文在介紹校園一卡通系統的一般構成和信息化項目成本收益分析的概念及方法的基礎上,分析高校建設和運行校園一卡通的成本和收益并給出了分析示例。從中可見,校園一卡通能夠為高校帶來多方面的隱性收益,包括提高高校的管理和服務水平,提升高校信息化建設和應用水平,方便師生員工的工作、學習和生活,降低商戶的交易成本等。同時,校園一卡通系統的運行還能夠為高校帶來一定的顯性收益,包括卡片工本費收益、POS機消費和自助繳費管理費收益、沉淀資金利息收益等。因此,如果能夠對校園一卡通的建設和運行進行適當的規劃和恰當的管理,高校就能夠從建設和運行校園一卡通的投資中獲得多方面的回報,從而支持校園一卡通在高校中的可持續發展。