校園卡系統的實施和管理

文章出處：http://www.katarog.com 作者：中山大學 鄭琦   人氣： 發表時間：2011年11月21日

    中山大學校園卡系統作為數字化校園系統的重要組成部分，按照學校的規劃，該系統定位為學校人員管理和財務管理的信息化橋梁，數字化生活的媒介。根據學校發展的需要和數字化校園系統建設過程的需要，校園卡系統又不可避免的成為數字化校園建設的先行軍，中山大學從2000年開始在珠海校區建設試運行系統，2002年開始重新建設適用于多校區的新一代校園卡系統，并與2004年完成校園卡在全校四個校區的全面覆蓋，實現真正的校園一卡通，2005年至2006年，校園卡系統與投入運行的數字化校園的相關子系統逐步進行了數據對接，力爭達到數字化校園提出的“五個統一”（統一數據庫，統一標準、統一開發平臺、統一用戶管理、統一門戶）目標。 
  
指導思想和建設模式 

    指導思想 

    在校園卡系統建設之初，當時兼任校園卡系統工作主辦單位財務與國資管理處處長的喻世友校長助理（現任中山大學副校長）即高瞻遠矚的提出了“三級平臺”的概念，要求校園卡系統要提供三個級次的平臺： 

    第一級平臺是學校金融管理和應用的平臺，學校財務主管部門可以在這一級平臺上部署財務管理方面的應用，例如通過校園一卡通系統中的金融儲蓄卡功能，完成工資代發、學費代扣、差旅費報銷等金融應用； 

    第二級平臺是為學校級的證件和電子錢包應用提供平臺，將學校的各類證件、電子證件、小額消費統一到校園卡系統上來，提升學校管理水平，方便師生教學學習生活； 

    第三級平臺是為校內各部門、院系提供校園卡應用平臺，在系統中提供各類接口，方便學校的二級單位開發更多的校園卡應用。 

    除此以外，校領導還提出了合作共贏、保持活力的思想，學校在與銀行或者企業的合作過程中發現，不能只給合作伙伴遠期效益，還要讓合作伙伴看到當前的實際收益，以保持合作伙伴繼續投入和日常支出的活力。因此，學校在合同中給與銀行收取手續費、經營錢包卡（不具有證件功能的校園卡）等收益權，確保系統正常運行，并且實現合作雙贏。 

    系統建設模式 

    中山大學的校領導在珠海校區試運行系統建設初期即提出了銀行投資、共同建設的建設模式，這也成為以后國內各高校建設校園一卡通的重要模式之一。中山大學作為國內著名大學，各大銀行爭先恐后要求與學校合作建設校園一卡通系統，最后學校決定采取校銀合作建設模式，由銀行捆綁集成商提出整體解決方案，并要求銀行不僅要負責建設，還要負責電子錢包部分的運營，這樣學校既節省了財力，還節省了人力，學校、銀行、企業各自承擔自己擅長的內容，實現最優組合。 
  
前期準備工作 

    系統實施組織工作 

    中山大學非常重視校園卡系統的建設工作，成立了校園卡系統建設領導小組、專家小組和工作小組。其中領導小組組長為協助校長分管財務的許家瑞副校長，成員包括兼任財務與國資管理處處長的喻世友校長助理；專家小組由學校的信息科學技術學院教授、管理學院教授、網絡中心主任和副主任、后勤集團總經理、圖書館技術專家組成，另外聘請了其他高校的計算機教授和省計算機中心的專家作為外援，這里面既有理論方面的專家學者，也有技術支持部門的領導和專家，還有系統主要應用部門的領導和專家，這樣的專家小組構成為之后進行的系統招標和談判、實施工作打下了堅實的基礎；工作小組由財務與國資管理處具有豐富管理經驗的工作人員組成，并負責將前期試運行的工作經驗進行充分總結，對專家們提出的技術細節等進行了整理工作，形成了系統初步的需求分析以及招標文檔等重要文件。 

    系統需求分析 

    系統需求分析作為系統建設的前期準備工作，對系統后期實施的是否符合學校的要求具有非常重要的作用。在國內沒有良好的應用先例的情況下，作為工作小組成員的財務與國資管理處工作人員，經過在珠海校區一卡通將近兩年的試運行工作，總結出很多有用的經驗，并通過總結提出一系列對新校園卡系統的要求，這些要求作為應用經驗得到專家組成員的支持。專家組中的專家學者和應用部門也提出了自己的專業建議和需求，最后形成了一個比較完善的需求分析文檔，其中既包括技術要求，也包括對管理、運營方面的要求。 

    招標、談判和合同簽訂 

    學校經過一系列的準備工作，在2002年初面向國內各大銀行進行了招標工作，通過一系列的評標、答辯、考察、談判，最終確定由中國工商銀行和新中新集團捆綁建設中山大學校園卡系統，實現了強強合作。 
  
校園卡系統的具體實施 

    校園卡系統由簽訂合同到上線運行僅使用了2個月時間，學校、銀行、企業都投入了骨干力量進行攻堅作戰，雖然學校具有一定的管理經驗，但是新中新集團提供的“金融化校園一卡通系統”還是第一次投入實際運行，而且該系統根據中山大學的系統需求又進行了很多修改，銀行在高校電子錢包運行方面也沒有相關的經驗，這意味著基本上一切都是從頭干起。但是最后該系統在2002年9月1日新生到校前完成一期建設，開通了南校區和珠海校區的餐飲、圖書借閱、上機管理、公費醫療管理等主要功能，能夠試運行成功得益于以下幾個方面： 

    學校領導大力支持和推動 

    校園卡系統建設領導小組由副校長和校長助理牽頭，在建設過程中，因為時間緊迫，系統建設過程中遇到很多問題，例如辦公場地選址、全校性資料采集等工作都由校領導直接推動，這些都為校園卡系統的上線提供了良好的先天條件。 

    校領導將校園一卡通的建設工作交給財務與國資管理處，并成立校園卡辦公室，很大程度上是因為系統的建設需要同銀行打交道，這一點上財務部門具有優勢，另外一點是因為財務部門作為學校的核心管理部門，處長由校長助理兼任，在系統的實施上也起到了很大的推動作用。 

    合作單位全力投入 

    作為合作建設單位的中國工商銀行，為了各校區銀行網點建設、卡片表面設計、設備采購等問題不斷與工商銀行總行協商，爭取政策，并為電子錢包的運行選拔了優秀的團隊，為學校校園卡系統的建設提供了有力的資金支持。而新中新集團當時將北京研發中心的人員全部派駐中山大學，實地進行研發，時間長達半年。正是因為這些合作單位的全力投入，才使得中山大學校園卡系統實現了高起點、高水平的目標，并且成為國內高校校園一卡通工程的樣板工程。 

    校內部門支持理解 

    系統的具體實施還離不開校內各部門的支持，校領導要求網絡中心、圖書館、后勤集團相關領導專家進入專家小組。網絡中心的領導可以根據校園卡系統的建設需求制定網絡建設規劃，確保網絡帶寬、布線都可以滿足校園卡系統的需求；圖書館的專家可以考慮系統解決方案如何取代原來的借書證，保證圖書館的正常運行；而后勤集團總經理在與校領導充分溝通之后，主動放棄了原先運行良好的餐卡系統，服從學校大局。在后期的實施過程中，校園卡辦公室通過與相關部門加強溝通，順利推進系統建設，這與校內各部門的支持和理解也是分不開的。 

    靈活處理概念與需要之間的分歧 

    “一卡通”，顧名思義，就是用一張卡實現多種功能，所以早期國內大多數高校建設一卡通時都選擇了磁條和射頻雙界面卡，而中山大學最終選擇了兩張卡的解決方案，選擇兩張卡解決了實際運用中的很多問題：例如學生丟卡頻繁，銀行換卡時間周期長，期間可能耽誤學生借閱、治病、上機等；珠海校區的學生回到廣州以及銀行磁條損壞時，如果是一張卡，因為磁條要換就必須把整張卡都換掉，而射頻卡成本高、銀行磁條成本低，將會存在大量的浪費。這些問題在一張卡的前提下將無法解決，而采用兩張卡，可以很好地解決問題，學生使用一張IC卡仍然可以完成校內應用的多功能。學校和銀行、企業能夠不拘泥于概念，實事求是的處理概念與需要之間的分歧，這在整個校園卡系統的實事過程中還有很多例子，在此不再贅述。 
  
校園卡系統的管理 

    校園卡系統的管理主要包括很多方面，以下就其中比較重要的內容進行一些簡單介紹： 

    管理架構 

    校園卡辦公室在完成一期建設工作之后，更名為校園卡管理科，繼續受財務與國資管理處領導，主要負責系統的日常管理、繼續建設和證件功能管理工作。校園卡管理科在學校各校區設立校園卡服務部，服務部內由銀行和學校工作人員合署辦公，銀行工作人員負責電子錢包和結算業務，學校工作人員負責證件功能管理。另外由銀行授權有意愿的飯堂進行現金充值工作。這樣的管理架構“職權責”清晰分明。 

    加強制度建設 

    學校在校園卡系統的建設過程中，出臺了《校園卡管理條例》、《臨時卡管理規定》、《校園卡系統管理規定》等一系列規章制度，有效規范了校園卡系統的運行管理秩序，為校園卡管理科的日常管理制定了明確的政策。 

    資金結算管理 

    根據學校與銀行簽訂的合同，由銀行負責資金結算，各收費單位的收入在第二天即結算到指定的銀行賬戶。如果收費單位是校內非法人獨立核算單位，資金將結算到學校的結算戶，由結算中心負責資金的二次結算；如果收費單位是學校的行政管理部門，例如網絡中心、圖書館等，則將資金結算入學校基本戶，由財務核算中心負責二次結算，將部門的收入劃撥至部門的收入項目。在資金清算過程中，如果收入部門發現資金不準確，可以直接到各校區的服務部與銀行工作人員對賬，如果存在糾紛，則由校園卡管理科進行調查和協調工作。 

    設備和耗材管理 

    校園卡系統設備種類繁多、分布廣泛，而且大部分設備為銀行設備放在學校使用，不納入學校固定資產管理，為了加強設備管理，校園卡管理科需要單獨購進相關軟件對校園卡設備進行管理，做到定期清查。 

    耗材管理方面，校園卡管理科在財務處核算中心的幫助下，建立材料賬，定期對工作進行檢查核對。 

    機房和數據管理 

    校園卡系統的主機設備托管在網絡中心托管機房，服務器的不間斷電源供應、空氣調節、硬件安全可以得到保障，又避免了重新建設機房的資金浪費。為了加強系統安全，根據學校和銀行的職責分工，系統還分離了電子錢包數據庫服務器和身份證件數據庫服務器，相關密鑰由學校和銀行分別掌握，確保數據安全。 

    另一方面，學校建立密碼管理制度，要求重要密碼不得僅掌握在一個人手里，也不得由多人共同使用一個密碼，而是多人交叉分段掌握密碼，從而實現系統操作多人監控，避免人為破壞。 

    故障管理 

    校園卡系統的設計中已經對各種各樣的故障提出了解決方案，包括脫機方案、脫網方案、備用設備等，以應對各種突發故障，普通設備故障可以由終端用戶自行暫時排除而不影響使用。 

    網絡中心針對校園卡系統指定專人負責網絡支持，采用先進技術優化網絡結構，為主要的應用提供了專用設備和線路，一旦出現網絡故障，校園卡管理科的技術人員可以與網絡中心的技術人員迅速排除故障，保證校園卡系統的正常運行。 

    校園卡管理科日常需要對設備進行檢查，及時進行報修工作，采用了三種手段，包括：網絡監控、用戶報修和定期檢查。校園卡管理科建立了報修平臺，可以及時匯總各校區的報修信息，及時與銀行和新中新公司溝通。 
  
校園卡實施效果 

    校園卡系統自建設至今，產生的應用效果主要可以包括以下幾個方面： 

    提升學校部門服務水平 

    中山大學建立統一的一卡通系統之后，廣大師生從到校報到開始一直到離校，只有一張卡就可以走遍全校。例如一個學生，報到時首先領取到已經預先做好的校園卡，持著校園卡可以在數字迎新系統中的各個環節中進行刷卡，完成報到程序；日常生活中可以使用校園卡進行就餐、校內購物、熱水洗浴、公費醫療、乘坐交通工具（包括在廣州市乘坐地鐵和公共汽車），還可以交納體育場地使用費、網絡使用費、圖書館超期罰款等各項費用等；日常學習中可以進行學籍注冊、圖書借閱、電腦機房上機等。如果是一個教師，持著校園卡還可以進行異地校區招待所住宿、飯堂就餐、校園車輛出入等。 

    由此可見，實施高校一卡通系統，高校可以提高學校各部門的服務水平，大大降低師生各類證卡的持有數量，方便師生在校內的生活和學習。 

    有效促進學校管理水平的提升 

   學校財務主管部門通過校園卡系統可以加強校內收費的管理，避免亂收費和產生“小金庫”。中山大學財務與國資管理處發布規定，要求校內需要收取小額費用（千元以下）的部門部署校園卡收費系統，有效規范了學校的收費管理工作，增加了學校的資金回籠速度，降低了收費的人工成本和現金的運輸風險。收費系統可以設置收費項目和單價標準，并且可以打印小票回單，收費部門不允許收取現金，必須通過刷卡進行收費，每次刷卡之后還有小票打印出來提供給交費者，并且在數據庫中記錄每一筆收費，這樣對收費部門形成了有力的監管，杜絕了亂收費和小金庫的出現。除此以外，使用校園卡收費，還可以加快收費速度，降低收到假鈔的風險，減少了出納工作量，從而降低人力成本。 

    學校財務主管部門通過校園卡系統可以促進學費收取工作，避免拖欠學費。高校拖欠學費問題一直困擾著大部分高校，部分高校的欠費率甚至達到67%，金額高達3000余萬。產生拖欠學費的原因主要是部分學生并非家庭困難，卻故意拖欠學費，將家長提供的學費挪作他用，例如購買手機、電腦等；也有一些家庭困難學生因為“面子”問題而不愿意進行勤工助學和申請助學金，寧愿拖欠學費。大部分學校采用的都是畢業扣押“畢業證”和“學位證”的方式，這樣的做法會產生法律風險，并且基本上無法產生有效作用，甚至會形成惡性循環：沒有畢業證的學生找不到好工作，沒有收入導致無法補交學費。中山大學財務與國資管理處通過校園卡系統，將未申請緩交學費的欠費學生的校園卡電子證件功能停用，這些惡意欠費學生將無法使用學校的圖書、醫療保險、免費機房等優質資源。通過該項措施，僅針對文理科的研究生就及時回收了幾百萬的欠交學費，下一步將在全校范圍內實行，促進學費回收工作。校園卡作為學生在校期間學習生活必不可缺的工具，學校可以充分挖掘校園卡的管理功能，從而將收費工作的關口前移，達到非常好的效果。 

    學校財務主管部門還可以通過校園卡系統的結算功能及時回收承租單位水電費、管理費等費用。學校對外招標的飯堂經營者，按照合同應該按時交納水電費、管理費等各項費用，但是這些經營者并沒有繳費的積極性。財務處通過控制校園卡系統的結算功能，一旦承租者不按時交納費用，學校可以停止承租者的收入結算，甚至直接從承租者的校園卡收入中進行預先扣除，及時回籠資金，避免資金無法回收。
 
    學校學生工作部門通過校園卡系統可以提高助學工作的準確度。校園卡系統可以從兩個方面促進助學工作，一方面就是通過上述的學費催繳功能，使得部分“愛面子”的貧困生“浮出水面”，從而學校學生工作部門可以將助學金和勤工助學崗位向這一部分學生傾斜；另一方面，通過對學生在飯堂就餐消費數據的分析，可以了解到哪些學生省吃儉用，哪些學生是一邊申請補助，一邊“豪華生活”，將助學金的功能發揮到實處，充分提高助學金工作的準確度。 

    通過校園卡系統的實施，應用部門可以降低手工作業難度和出錯率，提高數據采集速度，降低管理人工成本。除了前文所述的在收費工作中降低出納以及現金管理的工作量和出錯率以外，應用部門還可以在各部門的應用軟件中加入校園卡刷卡的功能，從校園卡或者校園卡的中心數據庫中直接獲得需要的數據，避免二次錄入和手工錄入出錯，提高辦事效率。 

    除此以外，校園卡系統對學校管理水平提升方面的作用還有很多，在此不再贅述。實踐證明，學校投入部分資金進行校園卡系統建設是物有所值的。 

    為后勤社會化創造基本條件 

    校園卡系統采用的電子錢包技術，可以實現脫網消費。特別是在需要保證收費工作不能停的學生飯堂，一旦出現系統故障而無法收費，將影響到飯堂的正常經濟收入，甚至產生社會不穩定因素。以前各類餐卡采用的光電卡技術，卡片本身不具有數據存儲功能，消費數據全部保存在服務器上，為了避免網絡故障，消費網絡不能鋪設的太廣。另一方面，即使采用終端存儲實現脫機消費，在服務器上實現事后記賬，也很容易產生賬務數據錯誤，影響飯堂的收入和學生餐卡上的資金安全。而校園卡采用的電子錢包技術，通過在卡片內存儲消費數據，提高了風險應對能力，可以充分保障后勤工作的正常進行。 

    在高校后勤社會化進程中，校園卡系統也發揮了不可或缺的作用。以我校珠海校區為例，校區共有5個飯堂，除了學三飯堂由后勤集團飲食服務中心經營以外，其他飯堂全部面向社會有資格的飲食企業招標，由社會力量辦后勤。如果沒有校園卡系統，而是仍然采用飲食服務中心發行的“金龍卡”，學三飯堂以外的其他飯堂的經營數據將由飲食服務中心掌握，資金結算也由飲食服務中心負責，這些飯堂將無法與飲食服務中心展開競爭。而采用校園卡系統，所有的資金結算將有學校財務部門自己或者委托銀行進行，為飯堂的社會化提供了必要條件。 

    降低資源浪費、實現資源共享 

    建設全校統一的一卡通系統可以減少同類工程重復建設。中山大學的校園卡系統建設之初即發布規定，禁止校內建設除校園卡系統以外的其他卡證系統，所有的卡證必須納入校園卡統一管理。這樣可以避免部分部門的“短視”行為，避免了重復建設卡證系統的投資。另外，也避免了各類證件的制作費用，規避了物價管理方面的風險。 

    采用校園卡進行控水控電可以減少資源浪費。使用校園卡進行“先買后用”或者“限量供應”可以有效控制水電的浪費現象。中山大學南校區學生宿舍熱水洗浴系統就是一個很好的例子：這些宿舍的熱水浴室建在每層樓的兩端，采用太陽能供應熱水，供熱系統的供應能力是按照樓宇的住宿人數設計的，在沒有使用校園卡管理之前，部分學生超額使用，甚至使用熱水洗衣服，導致其他學生沒有足量熱水使用，學生投訴不斷，甚至懷疑太陽能設備的性能。而采用校園卡水控系統，每個熱水龍頭都提供刷卡設備，通過讀卡確定學生身份，對每個學生實行每日限量供應熱水，每人每日累計不得超過人均供應值，多出來的熱水不結轉至第二日，以確保每個學生都有足量的熱水供應，取得了良好的效果。 

    校園卡系統采集的數據可以提供給校內其他部門使用，實現數據共享。在數據共享方面，最明顯的就是校園卡系統采集的個人資料的共享，例如其中的數字照片可以提供給各類考試報名使用，學生不需要另行照相；學生的銀行卡賬號可以提供給各類獎助學金發放使用等等。 

展望 

    隨著高校數字化校園的進程和科技的發展，校園卡系統的應用將會更為廣泛，并且可以與數字化校園的統一數據庫、統一門戶實現更緊密地結合，還有很多功能有待發掘。而充分應用校園卡系統，擴大校園卡系統的應用范圍，將會產生更大的社會和經濟效益，為提高我國高校的管理水平做出更大的貢獻. 

新中新集團 白雪供稿