基于一卡通平臺的高校財務信息管理流程重組

文章出處：http://www.katarog.com 作者：冉潔 丁慧平 張駿溫   人氣： 發表時間：2011年11月22日

    我國高等教育事業的蓬勃發展對高校的管理水平提出了更高的要求，高校財務管理作為高校管理的核心部分，必須適應時代變化的要求。如何做好網絡環境下的高校財務信息管理，也是大家當前關心的熱點之一。但目前絕大多數高校的財務管理存在以下困擾： 

    (1)信息孤島的存在。近年來，高校各管理部門陸續建立了各自的管理信息系統，以便實現辦公自動化和加強各自的業務管理。財務管理作為一項重要業務，其數據來源于各個不同的職能部門。涉及高校業務中的方方面面。然而。由于高校各職能部門的應用系統功能不同、建立的時間不同。導致系統設置、數據格式和軟件使用都有很大差異。因此部門之間數據只能通過紙質介質或優盤傳送，這樣就無法避免信息孤島的存在。造成了財務所需的原始信息更新不同步，數據錄入重復。信息難以共享等諸多問題。

    (2)傳統的高校財務工作組織模式不適應信息化要求。傳統的高校財務工作組織模式是以功能活動來劃分的層級組織模式，包括資金管理、財務控制、預算與費用、賬務、會計、內部稽核等。這種模式下，每個部門的組織結構是縱深型的。每個工作人員只對自己的上級負責。每個管理者只能在自己負責的業務層面上解決問題。這樣的模式缺乏全局考慮，而且信息通過層層傳輸，失真和損失的可能性很大。

    對于上述存在的問題。本文設想借助高校“一卡通”平臺和業務流程再造的基本思想，來重構高校的財務管理流程，實現高校財務信息資源的整合，從而克服上述問題，改善財務部門的管理職能和管理效率。

1 業務流程再造(BPR)理論 

    BPR （Business Process Reengineering ）即企業流程再造，也稱企業流程重組，由美國麻省理工學院哈默博士于1990年提出。BPR是指對關鍵流程中的活動和信息流進行重新審視和設計。從而達到簡化流程、降低成本、提高質量和增加柔性的目的。流程再造的理論就是要徹底打破勞動分工的約束。跨越職能部門的條條框框，以流程為核心重建企業的運行機制和組織結構。將傳統組織中的縱向職能控制轉變為流程中各項活動的橫向協調。目前國外許多學者對BPR在工業企業領域應用的討論產生了很大的反響．國外一些學者開始就BPR在教育行業的應用進行探討。目前國內對BPR在高校應用的討論還比較少，只在圖 書期刊管理、醫院管理方面有所討論，本文試圖從業務層面對高校與財務有關的業務進行設計。

2 利用一卡通平臺來整合高校財務信息管理 

    校園一卡通是集學校綜合管理和金融服務為一體的多功能復合卡應用系統。本文從高校各部門的功能角度進行了分析。設想通過一卡通平臺來集成各部門的財務數據。把全校的主流信息、公共數據有效地管理起來，實現全校范圍內的數據共享。從而實現整個學校的全面信息查詢和決策分析。 

圖1 一卡通網絡平臺示意圖

    通過一卡通這個中心數據庫平臺，使得校園內各個應用系統的財務信息實現集成，實現高校的財務信息化，同時同步地更新財務信息，將財務會計流程與全校的業務管理流程有機地融合在一起，而每個部門應用性系統程序仍然獨立運行。保持相互間的松耦合度，使得局部的變動不至于傳遞到整體，但其他各部門可以調用和瀏覽數據。也就是說，當業務發生時，由業務的責任部門負責錄人信息，當信息進人系統后，立即存儲在一卡通數據庫中的指定字段，不再需要其他個部門或其他員工再錄入一遍。這樣。所有被“授權”的人員可以共同調用相關的數據，做到實時、迅速響應變化；同時，哪個部門負責錄入，哪個部門就對其提供的數據的真實性、準確性和及時性負責。這樣所有管理人員都依據統一、實時的信息來源做出決策。避免了不同的單位或個人，由于信息所依據的來源不同而做出相互矛盾的決定，從而避免了管理決策的混亂。 

    這種設計也便于統計分析各種信息。有授權的部門既可以通過一卡通平臺查詢以某個學生為主體的繳費、選課、醫療、消費等所有與其相關的橫向信息，也可查詢以某個部門為主體的縱向信息。例如以學院為主體的繳費、醫療、消費、獎懲等信息。所有信息可進行條件查詢或模糊查詢。并且提供圖形化的統計界面。為領導提供決策支持。系統結構示意如圖1，數據流程示意如圖2。

圖2 數據流程示意圖

    高校財務管理中的預算管理、資金管理、工資管理、稅收管理、票據管理等業務均涉及全校各部門，應該充分發揮網絡優勢，對傳統財務管理業務流程進行再造和重組，并嵌人控制系統，實現數據庫的統一，減少各部門在重復錄人數據過程中帶來的錯漏現象，保證各部門數據的統一性、真實性和可靠性，為財務部門提供準確的數據來源。比如，實行彈性學分制管理后，學生選課和成績與其按學分交費有直接關系。每個學生按照自己的情況決定畢業年限和修課門數。那么按照學生的選課情況計算出來的每人應交的學費就各不相同。導致財務處與教務處必須及時交換信息，使教務處的學生管理工作與財務工作密切相關。 

3 一卡通中心數據庫對各職能部門的功能分析 

3．1源數據的取得 

    學校的各個業務部門是數據采集的來源，通過錄入或導入原始數據．并由各業務系統處理后形成數據源。數據源遵循“誰提供淮負責”的原則，由相應的責任部門對提供的數據進行修改和更新，若出了問題該部門也要承擔責任 存入一卡通中心共享數據庫的信息將采用全校統一的信息標準來沒計，數據庫的數據共享將得到解決。經過對高校各部門的業務進行調研，以及對應用系統間關系的跟蹤研究，各職能部門負責提供的數據如表1所示：

表1 各部門提供給一卡通平臺的數據表

3．2 數據的整合共享 

    一卡通中心數據庫向下從數據源集成數據并保持更新同步，成為各個應用系統之間的共享數據通道；向上發布經過財務處理的數據，作為統計分析服務的數據源。財務處相當于一個業務部門，利用各單位提供的數據源，進行各種財務計算和加工．處理后的財務數據傳回一卡通數據平臺，供各個單位和個人調用和查詢。 

經財務處理后供各單位查詢的數據如表2所示。每個單位和個人可以通過各自的權限來實現寫入和讀出中心數據庫，以不同權限打開中心數據庫的界面也是各不相同的。

表2 經過財務處理后供各單位查詢的數據

4 一卡通中心數據庫的權限設定 

    (1)各部門的管理業務各不相同，但并不是所有數據都需要寫入中心數據庫中。對于有些部門特殊的業務數據，可以通過該部門的應用子系統來實現管理。
    (2)通過一卡通網絡把學生(教工或者臨時人員)的所有公用信息都儲存進去，各部門可以通過網絡修改該部門特有信息的字段，并查詢它的相應信息。每個部門負責提供一些特有信息，只有該部門有權利修改其特有信息，其他部門只能調用或查詢，并不能修改。比如學生信息只能由學生處提供，其他部門必須從一卡通平臺中學生處提供的學生基本信息中來提取，這樣就保證了各個部門間同一數據的一致性和唯一性，解決了信息的共享和同步更新的問題。麗這些信息中最為重要的財務信息也就自然地被集成、存儲、管理和利用起來了。
    (3)對所有部門提供的數據，一卡通中心負有監督責任，各部門所能調用和查詢的數據，也由一卡通中心負責設定。每個部門需要賬號和密碼才能查詢到與自己業務有關的數據，其界面也各不相同．如有必要，可采取保密措施，防止機密信息的泄露。

    通過權限設定有效地傳輸或溝通各種信息．使財務工作者能夠有效地取得他們在執行、管理和控制業務過程中所需的信息，并能確保信息的安全性。 

5 結論及待進一步研究的問題 

    通過一卡通平臺把全校的管理信息系統構成一個統一體，形成了完整的學校信息管理系統，有如下好處：(1)使學校內部各環節有機地協調起來，實現數據的聯動。使財務信息變得更加開放，可以直接從各部門調用數據。(2膜財務工作人員從煩瑣的賬務處理工作中解脫出來，有時間作信息分析處理、預測決策等。(3)使組織更加扁平化，減少信息傳遞的層級數，避免信息失真。(4)從事后控制變為事中控制和事前控制，管理者可以隨時了解和掌握財務狀況，充分實現在線管理、及時控制、科學預測，實現決策科學化。

    盡管網絡系統的開放性為信息共享提供了方便，但在信息共享的同時，也必須進行安全方面的考慮，防止信息泄露和被盜。隨著高校的發展，各單位的業務和相互關系是不斷變化的，隨著高校規模擴大、管理與控制幅度增大，本文列出的數據表遠遠不足。要適應形勢的發展．一卡通平臺必須設計足夠的供拓展和改善的接口，并可以根據業務的變化來不斷調整、改善一卡通平臺中各部門的權限以及相互的制約關系。

作者簡介：丁慧平，北京交通大學經濟管理學院教授，博士生導師。
冉潔 北京交通大學 計財處    張駿溫  北京交通大學 信息中心

主要參考文獻
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[3]汪小洲，洪曉軍，周圍君．業務流程再造在美國高等教育中的應用及啟示．高等農業教育，2006，(1O)：89—9O．