銀校一卡通中的一些會計問題研究

文章出處：http://www.katarog.com 作者：李曉宇   人氣： 發表時間：2011年11月23日

    1 引 言

    由于與銀行聯網的一卡通系統取代了單位管理和職工、學生生活中所使用的各種個人證件和現金支付手段。使得銀行、商戶、卡戶、學校各方實現了多贏：銀行吸納了資金。商戶保證了資金安全。學校改善了辦學條件且節約了投入；學生既可以在單位內外銀行網點實現圈存、圈提、取現，又可以在指定商戶消費等。方便了生活。但同時也產生了很多問題，如銀校一卡通系統中的會計主體模糊、財務數據不共享等。如果能作進一步的數據挖掘。使系統內在的各項數據盡可能達到資源共享。如設計一卡通系統與成本系統的接口、與人力資源系統的接口、與后勤管理系統的接口以及與財務系統的接口等。則不僅可以避免一些數據的重復和沖突，亦可達到真正利用一卡通系統的目的，使一卡通真正一卡通用口。本文就銀校一卡通系統中的會計主體選擇、財務數據接口方法進行了探討。設計了自動轉賬系統以實現之，并就自動轉賬系統中的E-R圖、文件設計、處理過程給出了實現方法。 

    2 銀校一卡通系統中的會計主體選擇

    根據制度規定。凡是涉及資金運動的業務。必須進行相關的賬務處理：因此，當銀校一卡通系統發生經濟業務時，必須做相關的賬務處理。但其會計主體卻難以選擇：銀行有自己的系統，和銀校一卡通系統對賬，僅僅遵從慣例，為了確保圈存、圈提、取現等資金數據正確；卡戶的信息不僅僅存儲于一卡通服務器，在自己的卡上也有相關的信息；商戶自己每天也在各自的POSE機終端記錄發生額。

    那么，一卡通系統為誰記賬呢? 

    其實，一卡通系統是個虛擬系統，其中流動的是虛擬的電子貨幣。乃一不折不扣的虛擬企業，對上述各方進行協調、管理、服務。因此。銀校一卡通系統的會計主體即為此虛擬的單位。

    3 銀校一卡通系統與會計核算系統的數據接口設計

    由于一卡通系統以卡戶、商戶和銀行為主要數據處理對象，而會計核算卻以會計科目為處理對象。所以二者間存在數據的不一致。為了達到記賬的目的，就必須將一卡通系統的數據轉化為會計核算系統能夠識別的形式。再傳遞到會計核算系統中。此即一卡通系統的會計核算數據接口。

    3．1銀校一卡通系統的E-R圖

    銀校一卡通系統的具體業務處理表述如下：

    (1)新生報到時，由一卡通部注冊發卡； 
    (2)學生持卡到指定銀行開戶，圈存； 
    (3)學生持卡到各商戶進行消費； 
    (4)POSE機終端將卡戶消費信息傳遞到一卡通系統中： 
    (5)銀行、商戶、卡戶每天和一卡通部進行對賬，確認是否有數據失敗或存在未達賬項： 
    (6)更新商戶、卡戶信息，如掛失、凍結、沖賬等； 
    (7)產生商戶、卡戶、銀行各項輸出； 
    (8)定期做數據備份； 
    (9)一卡通在當天對賬完畢，需要將業務按科目進行歸集，并生成轉賬憑證，將業務傳遞到賬務系統中。 
    (10)作憑證審核，數據作為正式資料進入財務系統。

    上述一卡通系統與賬務系統接口的E-R圖如圖1所示。 

圖1 E-R圖

    3．2 自動轉賬分錄的定義

    上述流程中，每次處理此類業務時。一卡通系統通過查詢自動轉賬分錄調出會計科目、借貸方向和摘要，并根據自動轉賬分錄文件的調用模塊、會計科目數、借貸方向確定科目和方向，根據計算公式確定數據來源，生成機制轉賬憑證，存入憑證暫存文件。如何設計金額計算公式是自動轉賬的關鍵。

    主要涉及的文件有： 

    (1)自動轉賬分錄文件。可以在賬務處理系統中設立專門文件存放自動轉賬分錄，簡稱自動轉賬分錄文件。該文件(ywm.dbf)的結構如下：HEADING(科目號，由初始化時設定，編碼同賬務處理)、MARK1(調用模塊，標志該業務調用模塊，其調用模塊的代號可在系統初始化中規定)、MARK2(會計科目數，標志本筆業務在進行復式記賬時所涉及會計科目的個數，可在系統中規定其編碼)、MARK3(借貸方向，標志該科目的借貸方向)、SUMMARY(摘要)、FORMULA(計算公式，描述金額的產生方法)、DATE(日期，最后一次用于編制機制憑證的日期)、RELA (分錄屬性，相關分錄或獨立分錄)、NUMBER(次序。產生機制憑證的優先次序)。

    (2)科目余額庫(Kmfile．dbf)。包括科目字典文件和科目余額文件。根據關系規范化原則圓，其結構如下：科目號、科目名、借貸標志、賬戶類別、年初余額、借方發生額累計、貸方發生額累計、借方數量累計、貸方數量累計、借方外幣累計、貸方外幣累計、借貸標志等數據項。合并后的文件內容簡單舉例如表1所示。

    文件中的項目說明如下：

    ①一個科目為一條記錄；以科目號為索引關鍵字。 
    ②“賬戶類別”項目反映該賬戶所屬的明細賬戶格式。
 

    ③具體記錄。

    見財政部頒布的會計科目表。

    以上文件的內容必須提前定義。

    (3)憑證庫。用于存儲變動數據的文件。是3個庫結構相同的文件一臨時憑證文件JZPZ0．DBF)、記賬憑證文件(JZPZ1．DBF)和備份憑證文件{JZPZ2．DBF)。根據關系規范化原則。每個憑證庫文件又分解為如下兩個文件：憑證號文件(日期、憑證號、摘要、附件、錄入、審核)和經濟業務會計科目對應關系文件(憑證號、科目代碼、金額、借貸方向)。由于兩個文件存在函數傳遞依賴關系。因此。需按照“憑證號+科目代碼”建立關聯。

    憑證號文件的組織方式與經濟業務會計科目對應關系文件的組織方式不同。憑證號文件以憑證為操作單位：而經濟業務會計科目對應關系文件不僅按“憑證號”建立索引，還要按“科目代碼”建立索引。因為明細賬、日記賬都是某一科目所有經濟業務的集合，當需要產生明細賬或日記賬時，必須根據科目字典文件、憑證號文件和經濟業務會計科目對應關系文件等生成賬冊。

    3．3數據自動傳遞的實現過程

    一卡通在當天對賬完畢之后．就需要將業務按科目進行歸集，并生成轉賬憑證，將業務傳遞到賬務系統中。

    機制轉賬憑證生成的處理過程如下：

    ①分別打開一卡通系統業務文件、自動轉賬分錄文件、憑證號文件和經濟業務會計科目對應關系文件。 
    ② 掃描自動轉賬分錄文件，檢查調用模塊的值。判斷該業務調用模塊是否變化；如變化，則結束生成過程。 
    ③憑證號文件，增加一個空記錄，登記憑證日期、憑證種類、附件張數等內容。 
    ④檢查自動轉賬分錄文件會計科目數的值，判斷本筆業務涉及會計科目的個數是否全部完成數據采集；如會計科目數的值變化．則本筆業務數據采集完畢。重復步驟②。 
    ⑤選擇經濟業務會計科目對應關系文件。增加一個空記錄，按照自動轉賬分錄文件當前記錄的科目號、借貸方向的值登記本文件的科目代碼和借貸方向。 
    ⑥根據自動轉賬分錄文件當前記錄的計算公式的值，從一卡通系統業務文件中計算本科目的發生額，再將發生額填列到經濟業務會計科目對應關系文件的金額中。 
    ⑦ 自動轉賬分錄文件的記錄下跳一條。 
    ⑧重復步驟④ 。在憑證生成過程中，除卻多次循環獲取會計分錄外，系統將即時獲取日期、憑證種類、附件張數等內容。

    4 結語

    上述一卡通系統與賬務系統間的數據傳遞。每一個工作日結束，都需進行一次；在進行數據傳遞之前，首先把好“入口”，要做好輸入數據的復核工作，消除未達賬項以及錯誤賬項的影響。如此，才能真正將一卡通系統中的電子貨幣管理起來。

    (天津師范大學經濟學院　李曉宇)